Budżet restauracji powinien pokazywać ile firma chce sprzedać w ciągu roku. Jego zadaniem jest odpowiedź na pytanie, czy przy planowanych przychodach lokal będzie w stanie pokryć wszystkie koszty, wygenerować zysk i utrzymać płynność finansową.
W praktyce wiele restauracji planuje finanse w bardzo uproszczony sposób. Właściciel zakłada, że sprzedaż będzie podobna jak w poprzednim roku, dodaje przewidywany wzrost i na tej podstawie ocenia, czy biznes powinien być rentowny. Problem polega na tym, że gastronomia jest branżą o dużej liczbie kosztów zmiennych, sezonowości i stosunkowo niewielkim marginesie błędu.
Roczny budżet pozwala uporządkować te informacje. Najważniejsze, aby był oparty na rzeczywistych danych i regularnie aktualizowany.
Zacznij od danych z poprzedniego roku
Jeżeli restauracja działa już od co najmniej roku, podstawą budżetu powinny być rzeczywiste wyniki z poprzednich miesięcy. Warto zebrać dane dotyczące sprzedaży, kosztów produktów, wynagrodzeń i pozostałych wydatków.
Najlepiej przygotować zestawienie miesiąc po miesiącu. Dzięki temu szybko zobaczysz, czy w działalności występuje sezonowość.
Przykładowa tabela może wyglądać następująco:
| Miesiąc | Przychody | Koszt produktów | Koszty pracowników | Pozostałe koszty |
|---|---|---|---|---|
| Styczeń | 120 000 zł | 38 000 zł | 41 000 zł | 25 000 zł |
| Luty | 115 000 zł | 36 000 zł | 40 000 zł | 24 000 zł |
| Marzec | 132 000 zł | 41 000 zł | 42 000 zł | 25 000 zł |
| Kwiecień | 145 000 zł | 45 000 zł | 44 000 zł | 26 000 zł |
Takie zestawienie daje znacznie więcej informacji niż sama roczna suma sprzedaży. Może się bowiem okazać, że lokal dobrze zarabia latem, ale w pierwszych miesiącach roku generuje straty. W takiej sytuacji roczny wynik może wyglądać poprawnie, podczas gdy restauracja przez część roku ma problemy z bieżącym finansowaniem działalności.
Jeżeli lokal jest nowy i nie masz jeszcze danych historycznych, trzeba oprzeć budżet na prognozach. Warto jednak przygotować je ostrożnie i unikać zakładania wysokiego wzrostu sprzedaży bez konkretnych przesłanek.
Oszacuj sprzedaż na każdy miesiąc
Budżet roczny warto podzielić na 12 miesięcy. Nie należy jednak dzielić zakładanej rocznej sprzedaży przez 12 i przyjmować identycznego wyniku w każdym miesiącu.
Sprzedaż restauracji zależy od wielu czynników. Znaczenie mogą mieć wakacje, ferie, święta, pogoda, ruch turystyczny, lokalne wydarzenia czy charakter klientów.
Przy planowaniu przychodów warto uwzględnić również konkretne zmiany, które mają nastąpić w restauracji. Jeżeli planujesz podwyżkę cen, rozszerzenie menu, uruchomienie dostaw lub organizację większej liczby imprez, powinno to znaleźć odzwierciedlenie w prognozie.
Przykładowo, jeżeli restauracja osiągnęła w poprzednim roku sprzedaż na poziomie 1,8 mln zł, nie oznacza to automatycznie, że w kolejnym roku można wpisać 2,2 mln zł. Warto najpierw odpowiedzieć na pytanie, co konkretnie ma spowodować wzrost o 400 tys. zł.
Jeżeli nie ma na to odpowiedzi, budżet jest raczej życzeniem niż planem finansowym.
Podziel przychody według źródeł
Warto dokładniej przeanalizować, skąd pochodzi sprzedaż restauracji. Lokal może osiągać przychody ze sprzedaży dań na miejscu, napojów, alkoholu, dostaw, cateringu czy organizacji imprez. Poszczególne źródła mogą mieć zupełnie inną rentowność.
Przykładowo restauracja może zwiększyć całkowity obrót dzięki cateringowi, ale jeżeli realizacja zamówień wymaga dodatkowych pracowników, transportu i zakupu większej ilości produktów, wzrost sprzedaży nie musi oznaczać proporcjonalnego wzrostu zysku.
Dlatego w budżecie warto oddzielić główne źródła przychodów. Pozwala to później łatwiej ocenić, które obszary działalności rzeczywiście przynoszą restauracji najlepsze wyniki.
Zaplanuj koszty produktów
Koszt zakupu produktów jest jednym z najważniejszych elementów budżetu restauracji. Najczęściej określa się go jako procent sprzedaży gastronomicznej, czyli food cost.
Jeżeli restauracja planuje sprzedaż dań na poziomie 150 tys. zł miesięcznie, a średni koszt produktów wynosi 30 procent sprzedaży, planowany wydatek na produkty wynosi 45 tys. zł. Taki sposób planowania jest dobrym punktem wyjścia, ale nie powinien zastępować analizy rzeczywistych danych.
Warto sprawdzić, czy koszt produktów jest podobny w całym menu. Część dań może generować wysoką marżę, a inne pochłaniać znaczną część przychodów. Duże znaczenie ma również zmiana cen u dostawców oraz struktura sprzedaży.
Jeżeli klienci zaczną częściej wybierać dania o wysokim koszcie przygotowania, średni food cost może wzrosnąć, nawet jeśli ceny produktów pozostaną bez zmian. Dlatego budżet powinien być powiązany z regularną analizą menu i rzeczywistych kosztów zakupu produktów.
Dokładnie zaplanuj koszty pracowników
Drugą dużą grupą wydatków są koszty pracy. Do budżetu należy wliczyć nie tylko wynagrodzenia wypłacane pracownikom, ale również składki, premie, nadgodziny, umowy zlecenia i inne koszty związane z zatrudnieniem.
Najlepiej rozpocząć od analizy grafiku. Należy określić, ilu pracowników potrzeba do obsługi restauracji w poszczególnych dniach i godzinach oraz ile godzin pracy trzeba zapewnić w każdym miesiącu. Dopiero później można oszacować całkowity koszt.
Warto pamiętać, że restauracja może potrzebować większej liczby pracowników w sezonie letnim, podczas świąt lub w okresie organizacji większych imprez. Zbyt ogólne planowanie kosztów wynagrodzeń może prowadzić do błędnych wniosków. Jeżeli w budżecie wpiszesz jedną stałą kwotę miesięczną, a rzeczywista liczba godzin pracy będzie rosła wraz ze sprzedażą, plan szybko przestanie być aktualny.
Uwzględnij wszystkie koszty stałe
Po zaplanowaniu kosztów produktów i wynagrodzeń należy zebrać pozostałe wydatki związane z działalnością restauracji. Chodzi między innymi o czynsz, energię, gaz, wodę, księgowość, marketing, oprogramowanie, internet, ubezpieczenia, serwis urządzeń, leasing i opłaty związane z prowadzeniem lokalu.
Warto przejrzeć historię wydatków z całego poprzedniego roku. Często okazuje się, że w miesięcznych analizach pomijane są wydatki występujące rzadziej, na przykład coroczne ubezpieczenie, przegląd urządzeń czy większa naprawa.
Takie koszty również powinny znaleźć się w budżecie. Jeżeli wiadomo, że określony wydatek występuje raz w roku, warto zaplanować go w konkretnym miesiącu.
Przygotuj plan inwestycji
Jeżeli w ciągu roku planujesz remont, zakup nowego sprzętu, wymianę wyposażenia lub modernizację lokalu, warto przygotować osobne zestawienie inwestycji.
Dzięki temu można wcześniej zdecydować, czy wydatek zostanie sfinansowany z bieżącej gotówki, kredytu czy leasingu. Jest to szczególnie ważne w gastronomii, gdzie nagłe wydatki na sprzęt mogą znacząco obciążyć firmę. Awaria pieca, chłodni czy zmywarki może wymagać szybkiego zakupu nowego urządzenia.
Jeżeli restauracja nie posiada żadnej rezerwy finansowej, nawet jednorazowy większy wydatek może zachwiać płynnością.
Zaplanuj przepływy pieniężne
Budżet przychodów i kosztów pokazuje, czy restauracja powinna osiągnąć zysk. Nie odpowiada jednak w pełni na pytanie, czy firma będzie miała pieniądze na bieżące zobowiązania. Dlatego warto przygotować również prosty plan przepływów pieniężnych.
W praktyce należy oszacować, ile pieniędzy rzeczywiście wpłynie na konto w danym miesiącu oraz ile zostanie wypłacone. Znaczenie ma tutaj między innymi termin płatności faktur, zakupy zapasów czy raty kredytów i leasingów.
Restauracja może być rentowna w skali roku, ale mieć problem z gotówką w konkretnym miesiącu. Dotyczy to szczególnie lokali o wyraźnej sezonowości. Plan przepływów pieniężnych pozwala wcześniej zauważyć taki problem i zdecydować, czy konieczne będzie ograniczenie wydatków, przesunięcie inwestycji lub zabezpieczenie dodatkowego finansowania.
Przygotuj więcej niż jeden scenariusz
Podstawowy budżet powinien przedstawiać najbardziej prawdopodobny wariant rozwoju sytuacji. Warto jednak przygotować również wariant ostrożniejszy.
Załóżmy, że restauracja planuje sprzedaż na poziomie 200 tys. zł miesięcznie. Warto sprawdzić, jak zmieni się sytuacja finansowa, jeżeli sprzedaż będzie niższa o 10 lub 15 procent. Trzeba również sprawdzić wpływ wzrostu kosztów. Co stanie się, jeśli ceny produktów wzrosną? Jak zmieni się wynik, jeżeli wzrosną wynagrodzenia lub rachunki za energię?
Taka analiza pozwala określić, gdzie znajdują się największe zagrożenia dla działalności.
Porównuj plan z rzeczywistością
Najważniejsza część pracy nad budżetem zaczyna się po rozpoczęciu roku. Co miesiąc warto porównywać planowane wyniki z rzeczywistymi. Jeżeli sprzedaż miała wynieść 150 tys. zł, a wyniosła 135 tys. zł, należy sprawdzić przyczynę. Być może liczba klientów była mniejsza niż zakładano. Być może spadła średnia wartość rachunku.
Tak samo należy analizować koszty. Jeżeli food cost przekroczył plan, trzeba ustalić, czy wynika to ze wzrostu cen, strat produktów, zmiany sprzedaży czy błędów w kontroli zakupów. Sam budżet jest narzędziem, które pozwala szybciej zauważyć problem.
Budżet restauracji powinien być aktualizowany
Roczny plan przygotowany w grudniu nie powinien pozostać niezmieniony przez kolejne 12 miesięcy. W trakcie roku pojawiają się nowe informacje. Może zmienić się sprzedaż, ceny produktów, koszty pracy albo sytuacja na lokalnym rynku.
Dlatego warto regularnie aktualizować prognozę na kolejne miesiące. Nie oznacza to zmieniania planu tylko po to, aby ukryć wcześniejsze błędy. Celem jest stworzenie możliwie aktualnego obrazu sytuacji finansowej restauracji.
Dobry budżet powinien pokazywać, czego firma się spodziewa, co wydarzyło się w rzeczywistości i jak może wyglądać sytuacja do końca roku.
Od czego zacząć tworzenie budżetu restauracji?
Najprostszym rozwiązaniem jest przygotowanie arkusza podzielonego na 12 miesięcy. W kolejnych wierszach można umieścić główne kategorie przychodów i kosztów.
Na początek wystarczy podzielić budżet na sprzedaż, koszt produktów, koszty pracowników, koszty stałe, inwestycje oraz planowany stan gotówki. W kolejnych miesiącach arkusz można rozbudowywać o bardziej szczegółowe dane.
Najważniejsze jest to, aby budżet był regularnie wykorzystywany. Nawet bardzo szczegółowy arkusz nie przyniesie korzyści, jeśli właściciel zajrzy do niego tylko raz w roku. Dobrze prowadzony budżet pomaga podejmować codzienne decyzje dotyczące cen, zatrudnienia, zakupów i inwestycji. Pozwala również wcześniej zauważyć, że restauracja zaczyna odbiegać od planu.
Właśnie dlatego roczny budżet nie powinien być traktowany jako formalność. W dobrze zarządzanej restauracji jest jednym z podstawowych narzędzi kontroli finansowej.
